Как часто вы жалуетесь на то, что работа отнимает много времени, но не приносит результатов. Казалось бы день, посвященный важным делам, был потрачен подчистую, а намеченный планы не удалось реализовать и на четверть. Возможно, вам стоит применить лайфхаки для повышения своей продуктивности и тратить время более эффективно.

Правила повышения эффективности – это методы дополнительной настройки на периферии прочного фундамента продуктивности.

Фундамент продуктивности нашей работы состоит из семи компонентов:

1) цели: вы формулируете конечное состояние или результат усилий;
2) приоритеты: вы сортируете цели в последовательности от ближайших до долгосрочных;
3) планирование: вы создаете список дел с целями и приоритетами и выделяете на них время в своем графике;
4) привычка: вы применяете постоянные усилия, чтобы достичь своих целей, не полагаясь на вдохновение или текущее настроение;
5) усилия: вы концентрируетесь целиком на выполнение задачи и направляете на нее всю энергию во время работы;
6) последовательность: когда задача или работа на день завершена, вы составляете себе план на следующий день или на следующий этап;
7) оценка: вы делаете “разбор полетов”, рассматриваете достижения и упущения и выносите полезные уроки для дальнейшей работы;
8) пересмотр: вы периодически делаете переоценку целей, приоритетов и планов, понимая, что ни один список не будет идеальным навсегда.

Неожиданные требования, неудачные дни и внешнее давление могут потребовать пересмотра этих компонентов. Понимание того, что пересмотр плана – часть плана, помогает уменьшить стресс, самобичевание и чувство неудачи, когда неожиданные события подтачивают первоначальный фундамент.

Четыре лайфхака дополнительной настройки

Предварительные усилия

Все цели требуют значительной подготовительной работы. Предварительные инвестиции времени и энергии часто игнорируются, недооцениваются или не учитываются в графике проекта.

Это может быть чтение литературы по теме, устранение ошибок в данных, мониторинг последних исследований. Проекты требуют подготовительного вложения времени и энергии, которое часто не учитывается.

Неумение планировать предварительную подготовку часто становится причиной того, что время, отведенное на проект, недооценивается. Разработайте расписание с учетом первоначальной подготовки. Вы с меньшей вероятностью будете расстроены, а сроки достижения целей будут более точными.

Сосредоточение

Мы можем распланировать свою работу. Но внимательность часто нас подводит. Мысли перескакивают с одной задачи на другую.

Перед началом работы создайте себе обстановку с минимумом отвлекающих факторов. Поешьте, обеспечьте комфортный баланс шума и тишины, сделайте рабочее место удобным.

Помните о своих приоритетах и работайте над текущим и самым срочным проектом с полной сосредоточенностью.

Если вас что-то очень сильно отвлекает, закройте все лишние вкладки на компьютере, отключите лишние оповещения в смартфоне. Используйте метод помидора, который требует 25 минут интенсивной работы над задачей с последующим пятиминутным перерывом. Посвятите этот пятиминутный перерыв дыхательной гимнастике или медитации.

Делайте только одно дело в определенный промежуток времени вместо попыток работать в режиме многозадачности. Как доказали исследования, многозадачность не позволяет нам делать два дела одновременно. Она заставляет нас очень быстро переключаться с одного дела на другое. И эти переключения очень сильно нас изматывают и снижают качество работы.

Только когда одно дело закончено, можно переходить к следующему.

Полноценный отдых

Каждому человеку необходимо время для отдыха в течение дня.

Делайте в течение периода отдыха именно то, что позволяет вам расслабиться. Позаботьтесь о том, чтобы это время было полноценным и спокойным. Отдых не означает заниматься более простыми делами по работе и делать их вполсилы.

Примером полноценного отдыха может быть 20-минутный сон, занятие йогой, прогулка, разговор с приятным человеком или другая форма полного расслабления и отстранения от деятельности. 

Заполнение моментов ожидания мини-задачами

В течение дня часто образуются интервалы времени, когда мы находимся в режиме ожидания. Ожидание начала встречи, ожидание опаздывающего коллеги, перерыв между встречами.

Необязательно нужно относиться к этим интервалам как к неэффективному простою. Разбор некоторых несрочных писем и решение административных задач могут занимать несколько минут.

Перед началом рабочего дня соберите мини-задачи и держите их наготове. Выполняйте их в те моменты, которые вы раньше назвали бы “тратой времени” или временем ожидания.

фото Andrea Piacquadio с Pexels